Lad det være sagt med det samme; jeg er stor fan af Zapier. Nogle apps har ændre eller forbedret den måde jeg arbejder på. Men ligefrem overtage dele af mit arbejde, gøre bedre og mere stabilt end jeg selv kunne have gjort, sker (alt) for sjælent. Netop derfor kan jeg lide Zapier.


Hvad er Zapier?
Mange kender sikkert app’en IFTTT, der går over formularen; hvis A sker i én app, sker B i en anden. Det kunne være hvis jeg poster en besked på Facebook, bliver det også postet på Twitter. Zapier fungere på præcis samme måde som IFTTT. I Zapier laver du Zaps, når du vil knyttet to apps sammen.
Den store forskellige ligger i antallet af apps og tjenester som de hver især understøtter. Her en lille liste over nogle af fordelene ved Zapier over IFTTT.

• Over 350 apps tilknyttet
 • Flere profesionelle apps, såsom Exchange, Gmail, Basecamp, Podio, Zendisk, MailChimp, Amazon S3 (find alle apps her)
 • Advanceret indstillinger for dine Zaps (dvs. stor kontrol over input og output)

Det eneste minus over IFTTT er at du “kun" har 5 gratis Zaps til rådighed pr. account (det skal dog ikke afholde dig fra at oprette flere account eller betaler dig til flere Zaps). Men selv med 5 Zaps kan man nå rigtig langt.

Hvad Zapier har gjort for mig
Jeg vil i senere blogindlæg gå mere i dybden med Zaps, så dette bliver bare en lille aperitif. En del af mit arbejde består i at låne video- og lydudstyr til undervisere på Aarhus Universitet. Det sker i så lille en skala, at et reelt bookingsystem ville være en dårlig forretning. Men hvordan holder jeg så styr på hvem der booker hvad og hvornår de afhenter og afleverer? Mine mulighed var altid forbundet med stor del manuelt hestearbejde, og når der gik lang tid imellem en booking var det svært at holde en fast procedure. Så derfor lavede jeg et par Zaps, der sørgede for at ordne tingene for mig.

Mine Zaps
Første skridt er at en underviser udfylder en formular (google form) med booking af udstyr. På baggrund af dette sker følgende:
• Der sendes en bekræftigelse af booking ud pr. mail til underviseren (cc til mig)
 • En besked bliver postet i Slack i channel #udstyrsbooking
 • Der bliver oprettet en kalender event
 • Dagen før afhentning sendes en reminder ud pr. mail om at udstyret skal afhentes (cc til mig).
• Dagen før aflevering sendes en reminder ud pr. mail om at udstyret skal afleveres (cc til mig).

Derudover har jeg oprettet en afleveringsformular, som jeg udfylder når udstyret er afleveret. De får herefter en kvittering pr. mail om at de har afleveret og jeg får en besked på Slack i channel #aflevering.

Ved at bruge en formular sikre jeg mig de rigtige oplysninger fra underviserne hver gang. Gennem Zapier sikre jeg mig at disse oplysninger kommer de rigtige steder hen på de rigtige tidspunkter hver gang.

Jeg gør intet udover at sikre mig at udstyret er hjemme, aflevere til underviser og at modtage det igen. Det sparret mig måske for 5-10 min. pr. booking at gøre det på denne måde. Det lyder måske ikke af meget, men det kan hurtigt løbe op. Samtidig har det frigivet energi hos mig til at lave andet.

App brug i Zaps:

  • Google Form
  • Gmail
  • Google Calendar
  • Slack